Worum geht’s?

Mit dem Einzug des Dezembers steht bei vielen Unternehmen auch die alljährliche Weihnachts-feier vor der Tür. Diese dient nicht nur dazu, den Mitarbeitern für ihren Einsatz im vergangenen Jahr zu danken, sondern sie stärkt auch den Zusammenhalt innerhalb des Teams. Eine Ankün-digung, dass die Teilnahme an der Weihnachtsfeier lohnsteuerpflichtig ist, würde der festlichen Stimmung einen jähen Dämpfer versetzen und kann durch eine sorgfältige Planung vermieden werden.

Wie ist die aktuelle Rechtslage?

Weihnachtsfeiern stellen einen der prominentesten Anwendungsfälle der Betriebsveranstaltung dar. Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene, die gesellschaftli-chen Charakter haben und bei denen die Teilnahme allen Betriebszugehörigen offensteht.
Zuwendungen des Arbeitgebers an seine Mitarbeiter im Rahmen einer Betriebsveranstaltung führen grundsätzlich zu steuerpflichtigem Arbeitslohn (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG). Eine Ausnahme hiervon besteht, soweit die Zuwendungen den Betrag von 110 Euro je teilnehmen-den Arbeitnehmer und je Betriebsveranstaltung nicht übersteigen und nicht mehr als zwei Be-triebsveranstaltungen im Jahr stattfinden. Um die Einhaltung des Freibetrags zu überprüfen, sind zunächst die Gesamtkosten der Weihnachtsfeier zu ermitteln:

1. Hierfür werden die Bruttobeträge sämtlicher Aufwendungen des Arbeitgebers addiert. Dazu zählen neben den Ausgaben für Verpflegung und Künstlerauftritte auch solche für Raummiete und -dekoration. Nicht zu berücksichtigen sind dagegen rein rechnerische Selbstkosten des Arbeitgebers (etwa Kosten für die Planung durch eigene Mitarbeiter) oder typische Gemeinkosten wie Strom und Heizung.
2. Erhalten (alle oder einzelne) Arbeitnehmer anlässlich der Weihnachtsfeier Sachge-schenke, sind diese ebenfalls in die Bemessungsgrundlage des Freibetrags miteinzube-ziehen. Erforderlich ist hierbei ein konkreter Zusammenhang zwischen der Weihnachts-feier und dem Sachgeschenk. Ein solcher konkreter Zusammenhang kann nach Auffas-sung der Finanzverwaltung bei Sachgeschenken im Wert von bis zu 60 Euro pro Arbeit-nehmer aus Vereinfachungsgründen angenommen werden. Bei Geschenken, die diesen Betrag überschreiten ist im Einzelfall zu prüfen, ob sie anlässlich oder nur bei Gelegen-heit der Betriebsveranstaltung zugewendet wurden (BMF vom 07.12.2016). Eine Zu-wendung nur bei Gelegenheit der Betriebsveranstaltung kann zu steuerpflichtigem Ar-beitslohn führen.
3. Die Ermittlung der Kosten pro Teilnehmer darf nur anhand der tatsächlichen Anwesen-den erfolgen. Eine Aufteilung der Gesamtkosten basierend auf angemeldeten oder ein-geladenen Gästen ist nicht zulässig (BFH-Urteil vom 29.04.2021, VI R 31/18). Für Ar-beitgeber ist es daher empfehlenswert, eine Teilnehmerliste mit Unterschriften zu führen. Nehmen Angehörige der Arbeitnehmer teil, sind die auf sie entfallenden Aufwendungen den jeweiligen Arbeitnehmern zuzurechnen. Werden außerdem noch externe Gäste ein-geladen, ist zu prüfen, ob noch eine Betriebsveranstaltung gegeben ist. Denn diese liegt nur vor, wenn sich der Teilnehmerkreis zu mehr als 50% aus Arbeitnehmern, deren Be-gleitpersonen und Arbeitnehmern im Konzernverbund zusammensetzt.
4. Wird der Freibetrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer überschritten, stellt der übersteigen-de Teil steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn dar. Der Arbeitgeber hat in diesem Fall ein Wahlrecht zwischen der Regellohnbesteuerung und der Pauschalversteuerung nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG mit 25% (zzgl. Solidaritätszuschlag). Im Rahmen der Pauschalversteuerung fällt keine Sozialversicherung an.

Handelt es sich bei der Weihnachtsfeier bereits um die dritte Betriebsveranstaltung des Jahres, muss selbst bei einem Unterschreiten des Freibetrags von 110 Euro pro Arbeitnehmer Lohnsteuer abgeführt werden. Arbeitgeber haben allerdings ein Wahlrecht, welche der Betriebsveranstaltungen der Lohnsteuer unterworfen werden sollen. Steuerlich ist hier eine Wahl der Betriebsveranstaltung mit den geringsten Kosten ratsam.

Folgen

Die Einhaltung des Freibetrags von 110 Euro je Mitarbeiter und zwei Veranstaltungen pro Jahr und Mitarbeiter stellen die wichtigsten Voraussetzungen dar, um eine lohnsteuerfreie Weihnachtsfeier sicherzustellen. Darüber hinaus existieren jedoch noch weitere Detailfragen, welche es zu berücksichtigen gilt. Diese sollten daher im Zweifelsfall stets einer lohnsteuerlichen Einzelfallprüfung unterzogen werden.