Compliance
regelkonform. individualisiert.
Compliance repräsentiert das regelkonforme Verhalten von Unternehmen und allen mit ihnen verbundenen, handelnden Personen. Somit betrifft die Compliance im Rahmen der Einhaltung von Legalitätspflichten wie auch bei unternehmerischen Entscheidungen nahezu jeder Vorfall und jede Maßnahme im täglichen Leben von Unternehmen fast jeglicher Gesellschaftsform.
beratungsspektrum.
Lieferketten
Geldwäscheprävention
Hinweisgeberschutzgesetz
Hinweisgebersystem
Datenschutz
Mitarbeiterdatenschutz
Datenschutz-Audit
Compliance Management Systeme
Prozessrechtliche Sonderthemen
(Manager-)Haftung | D&O
Vertretung von Vorstand und Aufsichtsrat
Geschäftsführervertrag | vGA
Sozialversicherungsrecht
Fremdpersonaleinsatz | Arbeitnehmerüberlassung
Geheimnisschutz
IT-Recht
Tax-CMS
Transparenzregister | KYC-Prozesse
Lieferketten
- Am 01.01.2023 ist das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) in Kraft getreten. Dieses Gesetz dient dazu, die internationale Menschenrechtslage durch eine verantwortungsvolle Gestaltung der Lieferketten zu verbessern.
- Unsere Services:
- Beratung zu den wesentlichen Pflichten nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz sowie deren Umsetzung im eigenen Geschäftsbereich sowie entlang der Lieferkette
- Unterstützung und Beratung bei der Erstellung einer internen Risikoanalyse
- Beratung bei der Implementierung von Präventions- und Abhilfemaßnehmen
- Unterstützung bei der Implementierung eines Beschwerdesystems nach Maßgabe des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes
- Unterstützung bei der Erstellung, Verhandlung und Durchsetzung von Regelungen entlang der Lieferkette im Rahmen von Verträgen, Lieferantenkodizes und Allgemeinen Geschäftsbedingungen; Gestaltung von Vertragsklauseln im Hinblick auf lieferkettenbezogene Verpflichtungen
Geldwäscheprävention
- Geldwäscheprävention umfasst Maßnahmen und Verfahren zur Verhinderung der Einbringung illegal erworbener Gelder in den legalen Finanzkreislauf.
- Unsere Services:
- Unterstützung bei der Umsetzung der internen Sicherungsmaßnahmen nach dem Geldwäschegesetz im Unternehmen
- Unterstützung und Beratung bei der Erstellung einer internen Risikoanalyse
- Erstellen von Vorlagen interner Grundsätze zur Verhinderung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung
- Beratung bei der Umsetzung kundenbezogener Sorgfaltspflichten
- Unterstützung bei der Implementierung eines Hinweisgebersystems nach Maßgabe des Geldwäschegesetzes
- Durchführung von Schulungen zu den Pflichten des Geldwäschegesetzes
Hinweisgeberschutzgesetz
- Am 2. Juli 2023 trat das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft. Es verpflichtet Unternehmen ab einer Größe von 50 Mitarbeitern zur Einrichtung eines internen Hinweisgebersystems. Kleineren Unternehmen mit einer Beschäftigtenzahl zwischen 50 und 249 wird dabei eine Übergangsfrist bis zum 17. Dezember 2023 eingeräumt. Wenn Sie mehr über das digitale und rechtssichere Hinweisgebersystem von SONNTAG erfahren möchten, klicken Sie hier. Vorgaben und Anforderungen für Arbeitgeber durch das Hinweisgeberschutzgesetz Das Hinweisgeberschutzgesetz zielt darauf ab, einen umfassenden Schutz für Whistleblower zu gewährleisten und diese vor möglichen Repressalien zu schützen. Hierzu enthält das Gesetz folgende Vorgaben:
- Unternehmen und Organisationen mit mindestens 50 Mitarbeitern müssen interne Hinweisgebersysteme einführen und betreiben. Kleinere Unternehmen zwischen 50 und 249 Beschäftigten haben bis zum 17. Dezember 2023 Zeit, dies umzusetzen.
- Sobald ein Hinweis eingegangen ist, muss die interne Meldestelle dies innerhalb von sieben Tagen dem Whistleblower bestätigen.
- Innerhalb von drei Monaten muss die Meldestelle den Whistleblower über die ergriffenen Maßnahmen informieren, zum Beispiel über die Einleitung interner Compliance-Untersuchungen oder die Weiterleitung der Meldung an eine zuständige Behörde, wie beispielsweise eine Strafverfolgungsbehörde.
- Zusätzlich wird das Bundesamt für Justiz eine externe Meldestelle als gleichwertige Möglichkeit zur Meldung von Hinweisen einrichten und betreiben. Die Bundesländer haben außerdem die Möglichkeit, eigene Meldestellen einzurichten.
- Whistleblower können frei entscheiden, ob sie eine Meldung an die interne Meldestelle ihres Unternehmens abgeben oder die externe Meldestelle nutzen möchten.
- Auch anonymen Hinweisen soll nachgegangen werden. Es besteht jedoch keine gesetzliche Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen.
- Um Whistleblower vor möglichen "Repressalien" zu schützen, enthält das Gesetz eine umfassende Umkehr der Beweislast: Wenn ein Whistleblower im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit "benachteiligt" wird, wird vermutet, dass diese Benachteiligung eine Repressalie darstellt, soweit der Whistleblower geltend macht, diese Benachteiligung infolge einer Meldung erlitten zu haben. Darüber hinaus können Whistleblower Schadensersatzansprüche aufgrund erlittener Repressalien geltend machen.
- Verstöße gegen das Hinweisgeberschutzgesetz können mit Bußgeldern von bis zu 50.000 € versehen werden. Für juristische Personen und Personenvereinigungen kann sich in bestimmten Konstellationen der Bußgeldrahmen sogar verzehnfachen.
- Bedeutung des Hinweisgeberschutzgesetzes für die Praxis
- Neben der Verpflichtung zur Einrichtung und dem Betrieb einer internen Meldestelle im Unternehmen, ist es ebenfalls erforderlich, klare Richtlinien festzulegen, wie mit möglichen eingehenden Meldungen von Whistleblowern verfahren werden soll. Falls bereits eine Meldestelle und entsprechende Richtlinien im Unternehmen existieren, müssen sie daraufhin überprüft werden, ob sie im Einklang mit den Bestimmungen des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes stehen. In Unternehmen, in denen ein Betriebsrat vorhanden ist, muss regelmäßig eine längere Vorlaufzeit eingeplant werden. Je nach Ausgestaltung des Hinweisgebersystems im Einzelfall kommen verschiedene Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats in Betracht, die berücksichtigt werden müssen. Falls die Identität des Whistleblowers bekannt ist, könnte bereits die Nichtberücksichtigung des Whistleblowers bei bevorstehenden Beförderungen, Versetzungen oder die Nichtverlängerung seines befristeten Arbeitsvertrags als potenzielle "Repressalie" gewertet werden. In solchen Fällen liegt die Beweislast beim Arbeitgeber, der nachweisen muss, dass dies keine Benachteiligung des Whistleblowers aufgrund seiner Meldung war. Wenn dieser Entlastungsbeweis nicht erbracht werden kann, können Schadensersatzansprüche des Whistleblowers und Bußgelder drohen.
Hinweisgebersystem
Datenschutz
- Datenschutz und Datensicherheit
- Mitarbeiterdatenschutz
- Unterstützung bei der maßgerechten Erstellung von Dokumenten und deren Umsetzung im Unternehmen (Datenschutzrichtlinie, Datenschutzhandbuch, Auftragsverarbeitungsvereinbarung, Auskunfts- und Löschkonzept, Risikobewertung Datenschutzfolgeabschätzung, Handbuch für Verbände und deren Mitglieder und Mitgliedsunternehmen, Einwilligungserklärung, Datenschutzhinweis)
- Datenschutzkonforme Homepage (Datenschutzerklärung, Impressum, Newsletter)
- Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Verfahrensdokumentationen, Datenschutzprozesse
- Unterstützung und Vertretung bei außergerichtlichen und gerichtlichen Streitigkeiten mit Behörden, Wettbewerbern und Betroffenen
- Verknüpfung von Datenschutz- und Compliance-Management-Systemen
- Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen
Mitarbeiterdatenschutz
- Verarbeitung personenbezogener Daten von Mitarbeitern (unter anderem Betroffenenrechte, Bildnutzung sowie Anwendung elektronischer Kommunikationsmittel)
- Datenschutzinformationen und -schulungen für Mitarbeiter
- Datenschutzverarbeitung, Einwilligungserklärung und Betriebsvereinbarung (in Bezug auf Zulässigkeit und Gestaltung)
- Umfassende Beratung zum Spannungsfeld zwischen Datenschutz und Geschäftsgeheimnisschutz
- Datenschutzrechtliche Implikation bei Beginn eines Rechtsverhältnisses / Arbeitsverhältnisses
- Unterstützung bei der Verpflichtung von Mitarbeitern zum Datenschutz
Datenschutz-Audit
- Prozessanalyse
- Handlungsempfehlungen
- Datenschutz-Quick-Check
- Prüfung von Grundsätzen, Verfahren und Maßnahmen nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung und dem Bundesdatenschutzgesetz (IDW PH 9.860.1)
Compliance Management Systeme
- Compliance Management Systeme (Aufbau, Implementierung, Überwachung)
- Compliance-Risikoanalyse und -Sonderprüfung
- Interne Ermittlung
Prozessrechtliche Sonderthemen
- Betreuung gesellschaftsrechtlicher Streitigkeiten unter Einbindung steuerlicher Aspekte
- Fehlgeschlagene Investitionen (Anlageprozesse)
- Post-M&A Litigation
- Beat-the-Company Litigation
- Haftung von Managern (D&O Litigation)
- Werkvertragliche Streitigkeiten
- Produkthaftung; Vertretung in Massenverfahren (Diesel, Insolvenzanfechtung und Ähnliches)
(Manager-)Haftung | D&O
- Beratung in Bezug auf bestehende Sorgfaltspflichten (Einhaltung, Folgen)
- Außergerichtliche Abwehr geltend gemachter Haftungsansprüche
- Gerichtliche Vertretung im Falle geltend gemachter oder eingetretener Haftungsansprüche
Vertretung von Vorstand und Aufsichtsrat
- Gremienbetreuung (hinsichtlich Aufgaben, Pflichten und ggf. Personalkompetenz)
- Vorbereitung von Gremiensitzungen und Hauptversammlungen
- Berichtspflichten und Transparenzvorschriften
- Fragestellungen zu Organhaftung
- Beratung und Unterstützung bei aktienrechtlichen Handlungen
Geschäftsführervertrag | vGA
- Steuerliche Grenzen (Drittvergleich, Angemessenheit der Gesamtausstattung)
- Verdeckte Gewinnausschüttung
- Deklaration der eigenen Einkünfte sowie steuerliche Betreuung der Gesellschaft
- Buchhaltung und Umsatzsteuervoranmeldungen
- Steuerstrafrechtliche Beratung
Sozialversicherungsrecht
- Beratung und Prüfung sämtlicher sozialversicherungsrechtlichen Fragestellungen bei freier Mitarbeit, Arbeitnehmerüberlassung und sonstigen Formen des Fremdpersonaleinsatzes
- Außergerichtliche und gerichtliche Vertretung gegenüber Sozialversicherungsträgern und Behörden
- Sozialversicherungspflicht bei Gesellschafter-Geschäftsführern
- Durchführung von Antrags- und Widerspruchsverfahren
- Begleitung von Betriebsprüfungen
- Optimierte Vertragsgestaltung von Arbeits- und Dienstverträgen aus steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Sicht
- Abgabepflichten im Rahmen der Künstlersozialabgabe und Haftungsfragen
Fremdpersonaleinsatz | Arbeitnehmerüberlassung
- Beratung und Umsetzung bei erlaubter Arbeitnehmerüberlassung
- Vermeidung von Scheinwerk- und Scheindienstverhältnissen
- Erstellung von Verträgen und Konzepten sowie Beantragung von Erlaubnissen nach dem AÜG
- Prüfung des sozialversicherungsrechtlichen Status
- Führung von Statusfeststellungsverfahren einschließlich anschließender Widerspruchs- und Gerichtsverfahren
- Abgrenzung der unterschiedlichen Formen des Fremdpersonaleinsatzes in nationalen und internationalen Zusammenhängen
Geheimnisschutz
- Schutz von Geschäftsgeheimnissen (Verknüpfung von Geheimnisschutzkonzepten und Compliance-Management-Systemen, technische und organisatorische Schutzmaßnahmen, Sensibilisierung von Mitarbeitern und Vertragspartnern, individualvertragliche Sperrklauseln zur Verhinderung von Reverse Engineering Whistleblowing)
- Schutz geistigen Eigentums / Intellectual Property (IP-Recht)
- Kategorisierung und effektive Verwertung von Unternehmens-Knowhow
- Lizenzverträge
- Implementierung geeigneter Geheimnisschutzkonzepte, Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA), Letter of Intent (LOI)
- Außergerichtliche und gerichtliche Streitigkeiten gegenüber Vertrags-/Kooperationspartnern und Mitbewerbern
- Vertragsgestaltung, -prüfung und -anpassung (Kooperationsverträge, Subunternehmerverträge, Lieferantenverträge, Forschungs- und Entwicklungsverträge, Arbeitsverträge, Verträge mit Freelancern, Anteilskaufverträge, sonstige Unternehmenskaufverträge)
IT-Recht
- Beratung und Begleitung von Vertragsverhandlungen (IT-Projektverträge, Softwareüberlassungsverträge, Softwareerstellungsverträge, Verträge über Softwaremiete und Softwareleasing, Softwarewartungs- und Pflegeverträge, IT-Vertriebsverträge, Provider-Verträge)
- Vereinbarung von Richtlinien (Entwicklungs- und Kooperationsvereinbarungen, IT-Richtlinien, Hinterlegungsvereinbarungen (Quellformat / Quellcode))
- Application Service Providing (ASP) und Cloud-Computing
- Rechtliche Beratung und Vertretung im Zusammenhang mit Verletzungen an Rechten von Software (Urheber- und Wettbewerbsprozesse)
- IT-Compliance, IT-Audit-Verfahren und IT-Outsourcing
Tax-CMS
- Tax-CMS (Ausgestaltung, Implementierung, Aufbau sowie Prüfung)
- Minimierung von verfahrensbedingten Steuerrisiken und Erarbeitung von Strategien zur Erfüllung der steuerlichen Verpflichtungen
- Analyse und Dokumentation der internen steuerlich relevanten Abläufe und Entscheidungsprozesse
- Risikoinventur
Transparenzregister | KYC-Prozesse
- Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten im Zusammenhang mit dem Transparenzregister
- Erstellung der Meldung an das Transparenzregister
- Betreuung von KYC-Prozessen
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