Von der grundsätzlichen Abziehbarkeit von Betriebsausgaben sieht das Steuerrecht einen ganzen Katalog von Ausnahmen vor, welche die steuerpflichtige Bemessungsgrundlage nicht mindern dürfen. Neben den allgemein bekannten nichtabziehbaren Betriebsausgaben wie z.B. Geschenke über 35 € oder 30% der Bewirtungskosten gibt es das steuerliche Abzugsverbot für Betriebsausgaben, die nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen sind (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 7 EStG).
Zunächst kann jeder Unternehmer/Geschäftsführer selbst entscheiden für was und in welcher Höhe er Betriebsausgaben und Investitionen tätigt, um Einnahmen und Gewinne zu generieren. Für die Handels- und Steuerbilanz bleibt das auch so. Allerdings wird der als unangemessen qualifizierte Teil der Betriebsausgaben außerhalb der Bilanz und GuV dem steuerpflichtigen Ergebnis wieder hinzugerechnet.
Ob unangemessene Aufwendungen vorliegen, ist nach den Umständen des Einzelfalles zu prüfen. Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes (kurz: BFH) ist der Maßstab dafür der ordentliche und gewissenhafte Unternehmer. Unangemessen sind Betriebsausgaben dann, wenn der Unternehmer die Ausgaben angesichts der erwarteten Vorteile und Kosten nicht auf sich genommen hätte (sogenannte Kosten-Nutzen-Analyse). Die Finanzverwaltung greift auf diese Regelung nur zurück, wenn die Grenze der Angemessenheit erheblich überschritten wurde. Zum Beispiel nur, wenn ein Möbelstück oder Kraftfahrzeug keinen erkennbaren objektiven Grund wie höhere Qualität und Haltbarkeit erkennen lässt und dieser Mehraufwand üblicherweise privat veranlasst ist.
Folgende Kriterien sind für die Angemessenheit zu prüfen:
-Größe des Unternehmens,
-Höhe der längerfristigen Umsätze und des Gewinns,
-die Bedeutung des Repräsentationsaufwands für den Geschäftserfolg nach der Art der ausgeübten Tätigkeit und seine Üblichkeit in vergleichbaren Betrieben,
-das Vorliegen eines objektiven Grundes für den Mehraufwand z. B. Reisezeitverkürzung und
-die Frage ob die private Lebenssphäre des Steuerpflichtigen berührt ist.
Werden Anschaffungen als unangemessen qualifiziert, die der Abschreibung unterliegen, ist lediglich der Teil der Abschreibung außerbilanziell wieder hinzuzurechnen, der auf den unangemessenen Teil der Anschaffung entfällt. Z.B. kann bei Anschaffung eines antiken Schreibtisches im Wert von 50.000 €, angemessen wäre die Anschaffung eines Schreibtisches von 10.000 €, nur die Abschreibung auf max. 10.000 € steuerlich berücksichtigt werden. Der unangemessene Teil der Abschreibung ist außerbilanziell wieder hinzuzurechnen.
Insbesondere bei hochpreisigen Kraftfahrzeugen ist damit zu rechnen, dass die Finanzverwaltung die Angemessenheit des Aufwands prüft. Der BFH hat beispielsweise den Abzug der Aufwendungen eines Tierarztes für einen Ferrari Spider begrenzt auf den Aufwand eines aufwändigeren Modells gängiger Marken der Oberklasse. In diesem Fall wurden vergleichsweise die Kosten eines Mercedes SL 600 zum Abzug zugelassen. Die Tierarztpraxis hatte jährliche Umsätze von rund 800 T€ und jährliche Gewinne zwischen 209 T€ und 350 T€.
Hinzu kommt, dass der Vorsteuerabzug für den unangemessenen Teil der Aufwendungen ausgeschlossen ist.
Für die unangemessenen Aufwendungen gilt außerdem eine besondere Aufzeichnungspflicht. Die Aufwendungen sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. In der Praxis empfiehlt sich dafür ein eigenes Konto zu bebuchen.
Rund um das Thema Angemessenheit beraten wir Sie gerne, wenn Sie darüber hinaus Fragen haben.
Ihre Ansprechpartner
Andrea Seitz | Partnerin, Steuerberaterin
Angelika Paulus | Senior Managerin, Steuerberaterin
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