Sonderinformation „Aktuelles aus der Umsatzsteuer“
Durch das Steuervereinfachungsgesetzes 2011 sind die umsatzsteuerrechtlichen Regelungen für elektronische Rechnungen zum 1. Juli 2011 neu gefasst worden. Wir haben hierüber in einem Frühstücksseminar sowie diversen Mandanteninformationen bereits informiert. Nun hat das Bundesfinanzministerium am 2.7.2012 sein Anwendungsschreiben zur Neuregelung veröffentlicht und den Umsatzsteueranwendungserlass entsprechend geändert. Die Änderungen gelten für alle Rechnungen über Umsätze, die nach dem 30.6.2011 ausgeführt wurden bzw. werden.
Das BMF nimmt in erster Linie zum neu eingeführten innerbetrieblichen Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, Stellung. Dieses kann neben der qualifizierten elektronischen Signatur und dem EDI-Verfahren dazu dienen, die erforderliche Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung zu gewährleisten. Das BMF stellt klar, dass der Unternehmer in der Wahl des Verfahrens frei ist. Es kann daher ein EDV-unterstütztes, aber auch ein manuelles Verfahren sein. Auch ist ein Verfahren ausreichend, das der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt, um zu gewährleisten, dass nur die Rechnungen beglichen werden, zu deren Begleichung eine Verpflichtung besteht. Der Unternehmer kann hierbei auf bereits bestehende Rechnungsprüfungssysteme zurückgreifen. Der Prüfpfad kann z. B. durch (manuellen) Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z. B. Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein oder Überweisung bzw. Zahlungsbeleg) gewährleistet werden. Unternehmen, die bereits im Rahmen ihrer Rechnungseingangsprüfung über Kontrollverfahren verfügen, die sich mit der sachlichen und inhaltlichen Richtigkeit von Papierrechnungen auseinandersetzen, erfüllen grds. die Voraussetzungen des BMF.
Für das innerbetriebliche Kontrollverfahren und den verlässlichen Prüfpfad bestehen keine Dokumentationspflichten. Eine inhaltlich zutreffende Rechnung – insbesondere Leistung, Entgelt, leistender Unternehmer und Zahlungsempfänger sind zutreffend angegeben – rechtfertigt die Annahme, dass bei der Übermittlung keine schädlichen Fehler vorgekommen sind.
Elektronische Rechnungen sind über zehn Jahre in elektronischer Form aufzubewahren, wobei über die gesamte Aufbewahrungsfrist Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden müssen. Ein Verstoß gegen Aufbewahrungsfristen stellt zwar eine Ordnungswidrigkeit dar, führt jedoch nicht zum Verlust des Vorsteuerabzugs. Der Unternehmer sollte jedoch über eine entsprechende Verfahrensdokumentation verfügen, um nachweisen zu können, dass er im Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs tatsächlich im Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung war.
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