Der Gesetzgeber hat nun das Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen sowie zur Umsetzung der Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG) nach langer Diskussion verabschiedet.
Wir hatten Sie bereits in der Vergangenheit über die Inhalte der damals jeweils vorliegenden Entwurfsfassungen des Gesetzes informiert.
Für Unternehmen, die in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen, besteht nun dringender Handlungsbedarf, da die Anforderungen nach dem Hinweisgebeschutzgesetz für einige Unternehmen bereits in einem Monat in Kraft treten.
Gerne informieren wir Sie nachfolgend nochmals über einige wesentliche Gesichtspunkte des Gesetzes und stellen dar, wie wir Sie bei der Umsetzung der Verpflichtungen unterstützen können.
- Erfasste Unternehmen
Die Pflichten für Unternehmen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz treffen Unternehmen ab 50 Mitarbeitern sowie unabhängig von der Mitarbeiterzahl bestimmte sog. „störanfällige“ Unternehmen (z. B. Kapitalverwaltungsgesellschaften oder Versicherungsunternehmen).
Für kleinere Unternehmen mit bis zu 249 Mitarbeitern besteht eine Übergangsregelung bis zum 17.12.2023, bis die Pflicht zur Errichtung interner Meldestellen auch sie erfasst. Zunächst trifft diese Pflicht nur Unternehmen ab 250 Mitarbeitern sowie die sog. „störanfälligen“ Unternehmen.
- Was bedeutet das Hinweisgeberschutzgesetz für Unternehmen und Hinweisgeber?
Der Hinweisgeber wird durch das Hinweisgeberschutzgesetz umfassend geschützt. Er kann in der Regel nicht für die Beschaffung von Informationen oder den Zugriff auf Informationen, die er gemeldet hat, rechtlich verantwortlich gemacht werden. Den Hinweisgeber dürfen keinerlei Repressalien treffen.
Wenn ein Hinweisgeber dennoch einer Benachteiligung nach einer Meldung oder Offenlegung ausgesetzt ist, muss der dafür Verantwortliche dem Hinweisgeber den durch die Repressalie entstandenen Schaden ersetzen.
- Verpflichtungen durch das Hinweisgeberschutzgesetz: interne Meldestelle
- Wahlrecht zwischen internem und externem Meldeweg
Dem Hinweisgeber stehen zwei Wege zur Meldung offen: ein betriebsinterner und ein externer Weg. Beide Wege stehen grundsätzlich gleichberechtigt nebeneinander.
- Ausgestaltung der internen Meldestelle
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht vor, dass die Einrichtung der Meldestelle dadurch erfolgen kann, dass entweder eine beim Unternehmen selbst beschäftigte Person, eine interne Organisationseinheit oder ein Dritter (z. B. Ombudsperson) mit den Aufgaben der internen Meldestelle betraut werden kann. Die Betrauung eines Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle entbindet das Unternehmen jedoch nicht von der Pflicht, selbst geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen etwaigen Verstoß abzustellen.
Die Personen, die mit dem Betrieb der Meldestelle beauftragt sind, müssen bei der Ausübung der Tätigkeit unabhängig sein. Das Unternehmen hat sicherzustellen, dass die Personen, die in der Meldestelle arbeiten, die notwendige Fachkunde besitzen.
Es müssen Meldekanäle eingerichtet werden, über die sich die Beschäftigten sowie Leiharbeitnehmer an die interne Meldestelle wenden können, um Informationen über Verstöße zu melden. Der Meldekanal kann auch externen Personen offenstehen, die in ihrem Berufsalltag mit dem Unternehmen in Kontakt stehen, also z.B. Kunden oder Lieferanten.
- Verfahren bei internen Meldungen
Die interne Meldestelle muss
- – der hinweisgebenden Person den Eingang der Meldung nach spätestens sieben Tagen bestätigen,
- – prüfen, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt,
- – mit der hinweisgebenden Person den Kontakt halten,
- – die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung prüfen,
- – die hinweisgebende Person ggf. um weitere Informationen ersuchen und
- – die angemessenen Folgemaßnahmen ergreifen.
Zudem muss die Meldestelle auch dem Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten nach Eingangsbestätigung Rückmeldung über seine Meldung geben. Dabei sind die geplanten und bereits ergriffenen Folgemaßnahmen und die Gründe dafür mitzuteilen, sofern dadurch die Nachforschungen und die Rechte der Person, die Gegenstand der Meldung ist, nicht beeinträchtigt werden.
- Sanktionierung
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht eine Sanktionierung der Versäumnis der Einrichtung interner Meldekanäle, die den Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes entsprechen, mit einem Bußgeld von bis zu EUR 20.000 vor.
- Unser Angebot
Gerne unterstützen wir Sie bei der Prüfung und Umsetzung der oben aufgezeigten Maßnahmen in Ihrem Unternehmen. Gemeinsam mit unseren Kooperationspartnern sind wir in der Lage, unseren Mandanten einen umfassenden Prozess zur Erfüllung der Pflichten nach dem Hinweisgeberschutzgesetz bereitzustellen.
Je nachdem, wie Sie das Hinweisgebersystem in Ihrem Unternehmen umsetzen wollen (als interne oder externe Lösung), bieten wir Ihnen eine einfach zu implementierende und allen gesetzlichen Anforderungen gerecht werdende technische Lösung an sowie falls gewünscht darüber hinaus auch die Übernahme der Funktion der Meldestelle und des Case-Managements. Gerne können Sie sich auch unter nachfolgendem Link über das Angebot unserer Schwestergesellschaft, der SONNTAG IT Solutions GmbH & Co. KG, informieren:
https://www.sonntag-its.de/loesungorientiert/whistleblowing-plattform-hinweisgebersystem/
Kontaktieren Sie bei Interesse an dem Angebot gerne die Ihnen bekannten Ansprechpartner in unserem Hause.
Obige Ausführungen stellen eine unverbindliche Zusammenstellung nach heutigem Stand (12.05.2023) dar. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit wird keine Haftung übernommen.
Für Rückfragen zum Inhalt dieser Fachnachrichten und zu Ihrem richtigen Ansprechpartner in unserem Hause sowie für eine unverbindliche Kontaktaufnahme stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.
Ihre Ansprechpartner
Michael Wagner | Partner, Rechtsanwalt
Helene Mayr | Rechtsanwältin
Die Sonderinformation als PDF-Datei finden Sie im Nachgang verlinkt
Das Hinweisgeberschutzgesetz ist verabschiedet – Es besteht dringender Handlungsbedarf
