Mit dem am 27.03.2024 verkündeten Wachstumschancengesetz führt Deutschland ab 2025 stufenweise die elektronische Rechnungspflicht für alle inländischen B2B Umsätze ein.
Nachdem auch die EU-Kommission bereits im Dezember 2022 im Rahmen der VIDA Initiative ihre Pläne für eine elektronischen Rechnungspflicht für alle grenzüberschreitenden B2B Transaktionen sowie die Einführung eines transaktionsbasierten Meldesystems vorgestellt hat, gilt es nun für Unternehmen Folgendes zu beachten.
1. Was ist eine eRechnung?
Anders als Rechnungen in Papier und Faxformat oder als E-Mail mit PDF-Anhang ausgestellte Rechnungen, ist eine eRechnung eine in einem strukturierten elektronischen Format nach den Vorgaben der EU CEN Norm 16931 (Richtlinie 2014/55/EU vom 16.04.2014) ausgestellte, übermittelte und empfangene Rechnung, die eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Alternativ soll nach Vereinbarung der Parteien auch ein anderes Format möglich sein, soweit es dem o.g. Format entspricht oder mit diesem interoperabel ist. So können auch andere Formate, die z.B im EDI Verfahren ausgestellt werden, weiterhin zulässig sein, soweit die für die Umsatzsteuer erforderlichen Daten korrekt und vollständig extrahiert werden können und das Ergebnis der CEN Norm 16931 entspricht oder mit ihr kompatibel ist.
Das BMF hat gegenüber verschiedenen Wirtschaftsverbänden bereits im Vorfeld zu der neuen Regelung klargestellt, dass z.B. die Formate ZuGFeRD und XRechnung als zulässige Formate nach den Vorgaben der EU CEN Norm 16931 gelten. Ferner sollen auch andere hybride Rechnungsformate weiterhin zulässig sein.
Andere Rechnungsformate gelten zukünftig als sog. „sonstige Rechnungen“. Hierzu gehört neben der Papierrechnung u.a. auch die in der Praxis bisher übliche E-Mail mit PDF-Anhang die keine eRechnung ist und somit zukünftig nur noch eingeschränkt verwendet werden kann.
2. Für wen gilt die neue Regelung?
Die eRechnungspflicht gilt für alle inländischen Transaktionen zwischen im Inland ansässigen Unternehmen und Betriebstätten und muss somit auch von Kleinunternehmern beachtet werden.
Lediglich Kleinbetragsrechnungen nach §33 UStDV bis zu einem Gesamtbetrag von EUR 250 und Fahrausweise (§34 UStDV) sind von der neuen Regelung nicht betroffen.
Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatpersonen und andere Nicht-Unternehmer.
3. Was gilt ab wann?
Ab 01.01.2025: Empfang muss gewährleistet werden, Verwendung aber noch nicht verpflichtend
> Die eRechnung wird Standardformat
> Einführung der Pflicht zur Ausstellung von eRechnungen zwischen im Inland ansässigen Unternehmen bzw. Betriebstätten aber sonstige Rechnungen und bisherige elektronische Formate sind weiterhin zugelassen
> Der Empfang von eRechnungen muss allerdings bereits gewährleistet werden
Ab 01.01.2027: Pflicht zur eRechnung für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von >EUR 800.000
> Pflicht zur eRechnung für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über EUR 800.000
> Allerdings werden bis 31.12.2027 sonstige Rechnungen, die mittels EDI-Verfahren übermittelt werden mit Zustimmung des Empfängers noch zugelassen
> Für Unternehmer mit einem Jahresumsatz von max. EUR 800.000 sind bis 31.12.2027 sonstige Rechnungen noch zugelassen
Ab 01.01.2028: Plicht zur eRechnung für alle inländischen B2B Transaktionen
> B2B eRechnungspflicht muss von allen Unternehmen eingehalten werden und gilt für alle inländische B2B Transaktionen (Ausnahmen: § 33 und § 34 UStDV)
> Vorbereitung auf die EU-weite geplante Einführung der eRechnungspflicht auch für grenzüberschreitende Transaktionen in der EU sowie das geplante transaktionsbasierte Meldesystem
4. Einführung der eRechnungspflicht für innergemeinschaftliche Transaktionen und Reform der innergemeinschaftlichen Meldepflichten
Ferner soll auch auf EU-Ebene im Rahmen des Maßnahmenplans VAT in the Digital Age vom 08.12.2022 (ViDA) die eRechnungspflicht für innergemeinschaftliche B2B Transaktionen sowie ein transaktionsbasiertes Real Time Reporting als Ersatz für die bisherige Zusammenfassende Meldung (ZM) eingeführt werden.
Die ursprünglich geplante Umsetzung bis 2028 wird sich jedoch voraussichtlich noch um einige Jahre verzögern, da u.a. die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU für die o.g. EU CEN Norm 16931 noch nachgeschärft werden sollen.
Dennoch sind die geplanten Änderungen bereits jetzt im Blick zu behalten.
Insbesondere sehen die bisherigen Pläne für die Einführung eines transaktionsbasierten Meldesystems weitere Änderungen für die Rechnungsstellung und den Rechnungsprozess vor:
> So ist im bisherigen Entwurf eine Verkürzung der Ausstellungsfrist für Rechnungen für innergemeinschaftliche Transaktionen vorgesehen. Während Rechnungen für innergemeinschaftliche Transaktionen bisher innerhalb von 15 Tagen ausgestellt werden müssen, sah der erste Entwurf der Richtlinie eine Verkürzung der Ausstellungsfrist auf 2 Arbeitstagen vor, wobei dies derzeit sehr kontrovers diskutiert wird.
> Zusätzlich sollen zudem die verpflichtenden Rechnungsangaben um folgende Angaben ergänzt werden:
> Bei Rechnungskorrekturen wird die Angabe der Rechnungsnummer der zu korrigierenden Rechnung verpflichtend.
> Zusätzlich muss die Rechnung die Bankverbindung für die Zahlung z.B. auf IBAN enthalten.
> Ferner soll auch die Angabe des Fälligkeitsdatum (ggf. aufgeschlüsselt bei Teilzahlungen nach Datum und Betrag) verpflichtend werden.
> Hinzutretend soll das neue transaktionsbasierten Meldesystems die bisherige ZM ersetzen, wobei
> die Meldung nach dem ursprünglichen Entwurf innerhalb von zwei Arbeitstagen nach Rechnungsstellung auf Basis der eRechnung einzureichen ist und
> neben innergemeinschaftlichen Dienstleistungen, Lieferungen und Dreiecksgeschäfte zukünftig auch für lokale Reverse Charge Umsätze im EU-Ausland Anwendung finden soll.
5. Handlungsbedarf
Im Zuge der Umstellung sollten Unternehmen bereits jetzt die derzeitigen Abrechnungs- und Buchhaltungsprozesse sorgfältig analysieren, um abzuschätzen, in welchem Umfang die bestehenden Systeme und Prozesse angepasst oder ergänzt werden müssen und inwieweit technische und personelle Ressourcen erforderlich sind, um die derzeitigen Prozesse rechtzeitig an die vom Gesetzgeber vorgesehenen voll integrierten Systeme anzupassen.
Bitte beachten Sie, dass die obigen Ausführungen nur eine verkürzte unverbindliche Zusammenstellung nach heutigem Stand darstellen. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit wird keine Haftung übernommen. Gerne stehen die Ihnen bekannten Ansprechpartner unserer Kanzlei hierfür zur Verfügung.
Ihre Ansprechpartner
Charlotte Geiger | Partnerin, Rechtsanwältin, Steuerberaterin
Diana Nestler | IT-Auditorin (CISA), IT-Beraterin, Datenschutzberaterin (SONNTAG IT-Solutions)
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